Een werknemer die met de eigen wagen naar een klant of een werf rijdt, krijgt daarvoor doorgaans een kostenvergoeding — of dat verplicht is en hoeveel, hangt af van je sector-CAO of bedrijfsafspraken. Voor het vrijgestelde forfait bestaan sinds oktober 2022 twee systemen naast elkaar: het kwartaalsysteem (€0,4440/km voor juli–september 2026) en het jaarsysteem (€0,4761/km van 1 juli 2026 tot 30 juni 2027). Wie binnen het kwartaalsysteem nog het junitarief hanteert, betaalt te veel — en wie de wissels niet volgt, loopt bij een RSZ-controle tegen vragen aan. Wij zetten beide systemen, de actuele tarieven en de klassieke verwarringen op een rij.

Het forfait voor dienstverplaatsingen: twee systemen

De kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen is gebaseerd op het bedrag dat de federale overheid aan haar eigen ambtenaren betaalt. Zolang de werkgever dat forfait niet overschrijdt, aanvaarden zowel de RSZ als de fiscus de vergoeding als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever: geen RSZ-bijdragen, geen bedrijfsvoorheffing, geen loon.

Sinds 1 oktober 2022 bestaan er twee referentiesystemen naast elkaar:

het kwartaalsysteem: het forfait wordt elk kwartaal geïndexeerd en kan dus ook dalen wanneer de brandstofprijzen dalen — precies wat deze zomer gebeurde;
het jaarsysteem (het klassieke, oudere mechanisme): één bedrag per jaar, telkens van 1 juli tot 30 juni.

Systeem	Periode	Tarief per km
Kwartaal	April 2026	€0,4571
Kwartaal	Mei 2026	€0,4841
Kwartaal	Juni 2026	€0,5055
Kwartaal	Q3 2026 (juli–september)	€0,4440
Jaar	01.07.2026 – 30.06.2027	€0,4761

Let op: waar de keuze vrij is, kiest de werkgever één systeem en past dat consequent toe voor de hele geldigheidsperiode (circulaire 2023/C/78; de RSZ volgt hetzelfde standpunt). Opportunistisch wisselen naar het hoogste tarief van het moment kan dus niet. In sommige sectoren legt de CAO het systeem of een eigen bedrag vast.

Het tweede kwartaal van 2026 was uitzonderlijk: onder het energieakkoord werd het kwartaalbedrag tijdelijk maandelijks herberekend. Die maandtarieven werden achteraf officieel bevestigd in het KB van 14 juli 2026 (BS-venster 17.07.2026, NUMAC 2026005359). Sinds juli geldt binnen het kwartaalsysteem opnieuw het gewone kwartaalritme; het jaarsysteem stond hier los van.

Praktisch: volg je het kwartaalsysteem, verwerk dan elke kwartaalwissel in je onkostenprocedure — het Q4-tarief wordt tegen eind september verwacht. Volg je het jaarsysteem, dan ligt je tarief vast tot 30 juni 2027.

Kilometervergoeding is géén woon-werkvergoeding

De grootste bron van verwarring: het forfait hierboven geldt uitsluitend voor dienstverplaatsingen — ritten in opdracht van de werkgever, zoals klantbezoeken of verplaatsingen tussen vestigingen.

Het traject woon-werk valt onder een ander regime: daar gelden de sectorale CAO-afspraken over de werkgeverstussenkomst (vaak gekoppeld aan de treinkaartbedragen) en een beperkte fiscale vrijstelling voor de werknemer. Wie de twee door elkaar haalt, betaalt woon-werkverkeer uit als onbelaste dienstverplaatsing — een klassieker bij loonaudits, en een die de RSZ als loon kan herkwalificeren.

En de fiets?

Voor de fiets bestaat een aparte fietsvergoeding met eigen bedragen:

Regeling	Bedrag 2026
CAO nr. 164 (interprofessioneel minimum)	€0,30/km
Fiscaal vrijgesteld maximum	€0,37/km
Fiscaal jaarplafond	€3.700

Sectoren kunnen daarvan afwijken: PC 200 verhoogt de fietsvergoeding bijvoorbeeld naar €0,32/km (max €12,80/dag) vanaf 1 oktober 2026, terwijl PC 209 sectoraal €0,27/km met een dagplafond hanteert. Check dus altijd het eigen paritair comité. Alle details staan in onze gids fietsvergoeding 2026.

Veelgestelde vragen

Mag ik meer betalen dan het forfait? Dat mag, maar dan geldt het gedeelte boven het forfait van jouw systeem (€0,4440/km kwartaal, €0,4761/km jaar) in principe als loon (RSZ + bedrijfsvoorheffing), tenzij je de hogere werkelijke kost kunt bewijzen. Een werkgever in het jaarsysteem mag dus rechtmatig méér dan €0,4440/km betalen.

Moet ik het tarief elk kwartaal aanpassen? Alleen als je het kwartaalsysteem volgt en het maximale forfait wil betalen. In het jaarsysteem wijzigt het tarief maar één keer per jaar (op 1 juli). Een vast intern tarief onder het forfait mag ook — administratief eenvoudiger, maar minder gunstig voor de werknemer.

Geldt het forfait ook voor bedrijfswagens? Nee. Wie met een bedrijfswagen rijdt, heeft geen brandstofkosten eigen aan de werkgever voor die ritten; de kilometervergoeding is er voor de eigen wagen van de werknemer.

Wat met thuiswerkers die af en toe naar kantoor komen? Occasionele ritten naar een vaste werkplek blijven woon-werkverkeer. Voor de kostenkant van thuiswerk bestaat een aparte forfaitaire regeling — zie onze gids thuiswerkvergoeding.

Hou de kwartaalwissels bij zonder opzoekwerk

Elk kwartaal een nieuw tarief, sectorale fietsbedragen die per PC verschillen en een woon-werkregime dat er los van staat: dit is typisch het soort vraag dat je sneller aan Loonlama stelt dan dat je het opzoekt. Je krijgt het actuele bedrag mét de bron erbij — ook voor jouw paritair comité.

Dit artikel is informatief en vervangt geen juridisch advies.